Como ya adelanté en el post anterior, me gustaría dedicar algunas entradas al METODO GTD ( de las siglas de Getting Things Done, un libro de David Allen que en castellano se ha publicado como «Organízate con eficacia») de mejora de la productividad, que intentaré adaptar a la tarea de un/a trabajador/a social de ASP (Atencion Social Primaria). PROBAR NO CUESTA NADA, Y, DE VERAS: ¡FUNCIONA!.

Serán 4 post, así que comencemos por el principio…

Esquema básico GTD

Las fases del GTD son las lógicas de la programación “proactiva”:

·        Recopilar,
·        Procesar,
·        Organizar,
·        Ejecutar y
·        Revisar.
Vamos, algo muy parecido al famoso “Método básico del trabajo social”: el problema es que al final terminamos trabajando al estilo reactivo, es decir, improvisando, sin ningún tipo de programación.

Hoy me centraré en la primera fase: RECOPILAR (tareas).

Partimos del siguiente principio que establece David Allen: “El tiempo que mantenemos algo en la mente y la cantidad de cosas que hacemos al respecto, por lo general, son inversamente proporcionales”: la idea inicial del GTD es sacar las ideas de la cabeza, ponerlas en un sistema recordatorio único (bueno, hay gente que aconseja tener 2, uno de tipo personal y otro de tipo profesional, pero lo lógico es empezar a tener uno, y luego ir viendo): no parece lógico perder el tiempo en darle vueltas a algo y no hacer nada: Lo que no sacas de tu mente y lo “elaboras”, no llega a ser ni tan siquiera un “proyecto”: será siempre un pensamiento “molesto” (“ruido”).

Ejemplo 1: En ocasiones hablo con TS que quieren hacer intervención grupal; esto es una idea que les ronda, pero nunca lo han escrito en ninguna parte, ni mucho menos se han planteado cual sería la primera acción a realizar para llegar a hacer real ese “proyecto” de hacer grupos. (¿Lo primero no sería agrupar a las personas usuarias por colectivos/ intereses o prestaciones?). Es un claro ejemplo de idea que no ha llegado a nada, y que encima te está machacando porque sabes que no lo haces, cuando sabes que “deberías”. (También hay gente que primero piensa en todas las dificultades que puede encontrarse: eso es mucho peor y sería un pensamiento que llamo “tóxico” porque bloquea cualquier tipo de proyecto).

Otro ejemplo: con frecuencia acabas la atención al público, y te pones a hacer aquello que consideras que es prioritario: imagina que estás haciendo un informe sobre una familia, (tarea a la que das prioridad 1) y te entra una llamada, y el informe pasa a prioridad 2, después te llega un correo, y otra llamada… finalmente, terminas olvidando lo prioritario que era hacer el informe, y quien sabe si, al final, te olvidarás de hacerlo: debes intentar finalizar aquello que has empezado, especialmente si es una micro-tarea. Consejo: no atiendas a una persona si no finalizaste el seguimiento de la anterior: una persona se irá más tranquila si ve que has “finalizado” con su expediente que si ve que lo amontonas en una torre de papeles. Por otra parte, corres el riesgo de que se te termine olvidando (sólo para micro-tareas, si te va a llevar más, anótalo en su sistema recordatorio).

Organizarse por nivel de prioridad no es práctico, ya que van entrando cosas que van desplazando continuamente las prioridades: En nuestro trabajo, existen numerosas “bandejas de entrada”: el correo electrónico, la bandeja de administración del centro, el teléfono, el fax… y los elementos generadores de tareas son de diversa índole: peticiones de informes, solicitudes que sabemos no son urgentes (porque, por ejemplo, no hay presupuesto y no urgen), listados de usuarios que hay que revisar antes de una fecha concreta, etc. ESTO GENERA UN GRAN VOLÚMEN DE ENTRADAS que puede llegar a “colapsarnos” por estrés o bien a que no realicemos las tareas de forma adecuada y al final nos dediquemos a lo que más nos apetece en ese momento, lo último que nos ha llegado, o simplemente a lo que es más fácil de realizar.

La propuesta es que toda tarea, sea “sacada de nuestra mente”, y de nuestra mesa, anotándolo en una lista, para luego poder procesarlos: debes mantener un único sistema recordatorio. Tradicionalmente se usa la agenda… UNA AGENDA, como sistema recordatorio NO VALE (toda tarea no lleva fecha de realización: cuando explique cómo organizar, lo trataré, pero no puedes ir anotando cualquier tarea con fecha, ¡eso te llevará al colapso!). Si usas así la agenda, te verás “arrastrando” tareas pendientes diariamente y tu nivel de estrés no disminuirá precisamente.
En concreto, para quien quiera probar, propongo:
  • Para los amantes de la agenda-papel: una hoja al final de la agenda con post-it removibles, o una libreta (tipo moleskine),
  • Para los usuarios del servicio de correo electrónico de Gmail, pueden utilizar las etiquetas para crear listas y proyectos,
  • Para aquellos que dispongan de smartphone, aconsejo la aplicación llamada ASTRID (gratuita), que en cuanto comienzas a usarla, de manera instintiva, te va ayudando a luego procesar los elementos. Yo es la que uso (aunque también use evernote, que tampoco está mal, pero es un poco más compleja)
Si alguien se anima y le funciona (o no), que comente…

Ánimo. Nacho
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GTD para TRABAJADORES/AS SOCIALES (1/4)

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