Vamos con la segunda fase de este método (GTD, de las siglas Getting Things Done, de David Allen) cuya aplicación puede hacernos ganar aproximadamente 2 horas diarias (según los expertos, yo ya os he dicho que aún no lo he conseguido al 100%): después de RECOPILAR, toca PROCESAR. Creo que puede ser herramienta en nuestro quehacer diario: os animo a intentarlo…

 

     Una vez ya hemos ido recopilando las tareas en un sistema recordatorio único (lee el anterior post), la segunda fase consiste en procesarlas. Para esta parte es necesaria un poco de disciplina. Se trataría de, diariamente, al final del día o de la jornada laboral, dedicar cinco minutos a procesar todo lo puesto en ese “cesto”. Para hacerlo bien, deberías seguir estrictamente este orden (mira la imagen):

 

·         Empezar siempre por el principio (o por el mismo lugar): en caso contrario terminarás fijándote en lo que te gusta, o en lo último que apuntaste.
·         No procesar más de un elemento a la vez.
·         No enviar de vuelta al «cesto» a ningún elemento; mira qué hacer con la tarea y haz algo con ella, si no, se convertirá en otro “frente abierto” (idea que te ronda continuamente y con la que no haces nada más que perder el tiempo pensando en ella).
·         Si un elemento requiere de una acción para ser realizado, ten en cuenta que:
o        Regla de los dos minutos: Si lleva menos de dos minutos, hazlo inmediatamente. Esta es una mis máximas, pero creo que es de los principios más útiles del GTD. Actuar así previene la sobrecarga de tareas y, además, produce una sensación de eficacia en la persona destinataria y un aumento de la confianza en tu trabajo. «Dos minutos» es una cifra orientativa, considerando que ese es también aproximadamente el tiempo que en cualquier caso habría que invertir para posponerla.
o        Si no es tu tarea, delégalo adecuadamente a quien corresponda, no te cargues con lo que le compete a otra persona, pero, si no te fías, pásalo a la lista de “elementos delegados”: por ejemplo, estás esperando a que un compañero haga una gestión para poder trasladar un expediente, no lo acumules en tu mesa: te distraerá de las tareas que realmente sí tienes que hacer tú.
o        Si te llevará más de dos minutos, habrá que pasar al punto “organizar”, en unos días lo publicaré…
·         Si un elemento no requiere acción:
o        Elimínalo.
o        Quizá sea algún material (enlaces, videos, fotos) almacenar como referencia y ser usado más adelante, por ejemplo, para una sesión grupal… con respecto a este tipo de materiales, debes crear una carpeta en Outlook con correos interesantes, o en evernote, o en ASTRID (o en una hoja aparte en esa agenda, para los/las amantes del papel).
Cuando hayas terminado de Procesar tu “cesto”, habrás:
  1. Eliminado lo que no necesitas
  2. Completado todas las acciones que requieran menos de 2 minutos
  3. Delegado las tareas que se puedan delegar
  4. Establecido una serie de recordatorios para las acciones que te hayas comprometido a hacer  y que requieran más de 2 minutos
  5. Identificado todos tus proyectos (sobre el tema de los proyectos hablaré en el último post)
En unos días, prometo la siguiente fase:  ORGANIZAR.
Ya he hablado con gente que está siguiéndo este blog y está en ello, así que ya me comentaréis resultados. Si tenéis dudas, escribidme al correo o comentad el post abajo.
Ánimo.
Nacho
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GTD para TRABAJADORES/AS SOCIALES (2/4)

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