Vamos con el tercer paso para la aplicación del GTD: depues de RECOPILAR y de PROCESAR, toca ORGANIZAR: Si empiezas a usar este método, en poco tiempo lo aplicarás de forma instintiva.

Los factores que debes considerar para organizar tus elementos accionables son dos: Tiempo y Compromiso, en referencia a la siguiente tabla (ver esquema): ¿te has comprometido a hacerlo tú? ¿hay una fecha para su realización?. Según sea la respuesta, así deberás tenerlo en cuenta…

 

 

      Así, debes colocar las tareas en las 4 listas sugeridas (bueno, 3 + calendario) que puedes usar para mantener un seguimiento de los elementos que esperan ser atendidos (como las aplicaciones también permiten consultar por fecha, o por grado de prioridad, ayudan mucho).

 

Aunque se entiende bien el uso de cualquiera de las cuatro listas, explicaré algunos conceptos:

 

·         Acciones próximas – Para todo elemento que requiere tu atención, decide cuál es la próxima acción que es necesario tomar para llevarlo a cabo. Por ejemplo, si el elemento significa ‘Escribir un informe social para fiscalía por el menor “x”, la acción próxima puede ser «llamar al colegio para coordinar a las 10” o algo por el estilo. Aunque puede haber muchos pasos y acciones que se requieran para completar un hito, siempre habrá algo que tú necesites hacer primero y debería ser guardado en la lista de acciones próximas. Esto te ayudará a hacer en el futuro lo que se llaman “checklist” o listas de control, para acciones que precisen la repetición de una secuencia de tareas (esto con las tramitaciones de expedientes de SAD es lo que se viene haciendo). Parece de sentido común, pero muchas veces nos ponemos a hacer un informe de este tipo y, por las prisas, podemos olvidarnos de coordinarnos con el Colegio o el Centro de Salud ¿no?.
·         Proyectos – toda tarea inconclusa en tu vida o trabajo que requiere más de una acción para ser realizada se considera un ‘proyecto’. Estas acciones deben ser revisadas periódicamente para asegurar que todo proyecto tiene una próxima acción asociada a él y que puede ser llevada a cabo. Todos tenemos proyectos: por ejemplo, cuando hacemos algún curso, salimos con ideas de hacer algo nuevo… si no las escribimos en algún tipo de soporte… se quedarán en eso… sólo ideas. Si las escribimos y nos esforzamos en ir concretando las tareas que son necesarias para llegar a hacerlas realidad, ¡lo conseguiremos!
·         En espera o delegado – cuando tú has delegado una acción en alguien o estás esperando un evento externo antes de continuar trabajando en un proyecto debe ser registrado en tu sistema y comprobado periódicamente para ver si existe alguna acción adecuada o hay algún recordatorio que necesite ser enviado. Especialmente recomendado cuando delegas en alguien o en otra institución una tarea que también se te encomendó a ti: recuerda que no te exime de tu responsabilidad (por ejemplo, tramitar la residencia temporal de “y”, cuando estás pendiente del envío de un informe médico)
·         Algún día/Quizá – se trata de cosas que quieres hacer pero actualmente no es posible. Algún ejemplo podría ser ‘hacer el curso de informes sociales». Si detectaste que era necesario para ti hacer algo de este tipo… no te olvides que era necesario…quizá deberás retomarlo dentro de un tiempo…
Lo primero a tener en cuenta es si ya te has comprometido a hacer esas próximas acciones o no. Si ya te has comprometido, el siguiente paso es ver si esas próximas acciones requieren que las hagas en un momento determinado o simplemente lo antes posible. Repite el mismo proceso para las próximas acciones que aún no te has comprometido a hacer.
Las próximas acciones que ya te has comprometido a hacer y que además tienen que hacerse en un momento dado debes anotarlas en tu agenda. Un ejemplo sería asistir a la reunión a la que estás convocado la semana que viene para revisión de casos en mesa de menores.
Un calendario también es algo importante para llevar un seguimiento de tus citas y compromisos; sin embargo, sólo deben estar en él las cosas que se deben hacer obligatoriamente en un plazo específico, o reuniones y citas que han sido fijados en un momento en particular. RECUERDA NO ABUSAR DE LA AGENDA (anterior post): puede que termines “arrastrando las tareas” un día tras otro: terminarás desilusionándote y no haciéndolas. Los elementos de la lista ‘Pendiente’ deberían reservarse para la lista de acciones próximas.
Como habrás visto, el método GTD no se centra en gestionar prioridades ni urgencias, sino COMPROMISOS, el objetivo es estar seguro de que decides hacer (y dejar de hacer) de manera correcta.
Os animo a seguir en ello. un abrazo
Nacho

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GTD para TRABAJADORES/AS SOCIALES (3/4)

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